Как правильно написать объяснительную на работе образец

Содержание

Как правильно написать объяснительную записку на работе?

Как правильно написать объяснительную на работе образец

Как правильно написать объяснительную записку на работе? Во множестве случаев, на работе могут возникать те ситуации, из-за которых человек может получить выговор. Стоит понимать, что они должны быть обоснованными. Каждый человек находится под некоторым начальством, которое руководит им.

А поэтому, в случае возникновения некоторой ситуации, образованной из-за оплошности некоторого рабочего, есть необходимость официального документирования происходившего. Стоит понимать, что в данном случае рассмотрена самая неприятная ситуация.

Человек может получить выговор и даже за то, что систематически опаздывает на работу. Иногда, могут возникнуть ситуации, в которых подчинённый осуществил некоторую ошибку. Данная ошибка в последствии может привести к нарушению технологического процесса.

А это вызовет соответственно сбой производственного процесса в дальнейшем. То есть можно сказать, что продукция уже будет испорчена. Поэтому, человек может получить выговор или вовсе его могут уволить. Все данные ситуации, подразумевают дальнейшее документирование, которое потом будет храниться в архиве предприятия.

Однако у некоторых может возникнуть такой вопрос: «А что это за документ?» Для этого стоит разобраться глубже в самой проблематике вопроса, чтобы имелась возможность ответить на него.

Что это за документ?

В некотором роде, если оперировать простыми словами, можно приближённо дать определение документа «объяснительная записка». В общем случае, можно сказать, что это тот документ, позволяющий подчинённому обрисовать всю картину происходящего, которая привела к нарушению или сбою на работе.

Если постараться сказать ещё проще, то это тот документ, который позволяет подчинённому оправдаться, а начальнику понять, каким образом произошла данная проблема и кто же все-таки виновен в ней.

Поэтому, стоит понимать, что она имеет очень большое значение прежде всего для самого подчинённого, так как имеется возможность оправдаться перед начальством и не быть наказанным.

Ввиду этого, можно точно и с уверенностью сказать, что правильность и логичность составления данной записки очень важна.

В случае возникновения ситуации, в которой необходимо разобраться, от каждого начальника требуется собрать со всего персонала объяснительные записки, для того, чтобы разобраться и выявить виновного. Поэтому, в любом случае, за время своей карьеры, человеку хотя бы один раз придётся писать данную записку. Ввиду этого, стоит разобрать правильность её написания и какие для её написания предъявляются требования.

Для начала, стоит более подробно описать саму проблематику, с которой может быть связано написание объяснительной записки. А точнее, разобрать причины, по которым человека могут заставить её писать.

Причины написания записки

Итак, к причинам, которые могут побудить написание объяснительной записки можно отнести:

  1. Как уже говорилось ранее, этой причиной может стать опоздание на рабочее место;
  2. Также, более плохой вариант – это вообще не явиться на работу;
  3. В некоторых случаях, когда человек заступает на дежурство, он обязан находится на нём постоянно. В случае, когда его там нет длительное время, это может также стать причиной написания записки;
  4. Данный вариант, в некотором роде пересекается с предыдущим. Однако он подразумевает самовольный уход с работы до того, как рабочей день или смена завершилась;
  5. Человека могут заставить писать записку также в том случае, когда он отказываться выполнять свои обязанности. Однако тут имеется исключение. И состоит оно в том, что если данный отказ был вполне обоснован, то начальство не заставит писать документ. В некоторых случаях, даже имеется возможность поощрения;
  6. Самой распространённой причиной может стать ошибка в работе;
  7. Также, на каждое предприятие, особенно если оно касается непосредственной связи со здоровьем человека, могут приходить и проверять различного рода комиссии. Они могут выявить нарушения, и заставить должностное лицо написать объяснительную записку. Чаще всего, только написанием такой записки дело не заканчивается. Всё может дойти вплоть до выговора, который подразумевает штраф или даже увольнения;
  8. Ещё одной и, пожалуй, последней из самых распространённых причин, может стать нарушение трудовой дисциплины.

Как видно, таких причин может быть очень много. Здесь изложены самые основные. Но стоит понимать, что имеются и внештатные ситуации, которые также могут стать причиной для написания записки.

Не всегда стоит воспринимать просьбу начальства написать объяснительную, как что-то плохое и сразу надумывать себе плохой сценарий развития событий. Стоит понимать, что начальство не может всегда быть в курсе всего происходящего.

А поэтому, необходимо донести до него непосредственные сведения, которые помогут ему выбрать правильное решение.

Также, стоит понимать, что имеется в законодательстве трактовка, которая подразумевает то, что заявитель не должен сам себя обвинять. А поэтому, если факты, которые будут выявлены при разбирательстве однозначно укажут на виновника, то он не должен писать данную записку. Она пишется только в том случае, когда необходимо оправдать себя.

В том случае, если человек, который должен написать записку проигнорировал слова своего начальника, и последний не увидел объяснительной в течении двух суток, то он имеет полное право применить к сотруднику более жёсткие меры, подразумевающие штраф. Очень важным является то, что написана некогда записка, хранится вместе с делом работника в течение 70 лет после написания.

Как правильно её написать?

Стоит понимать, что хоть данная записка имеет юридическую силу, однако пишется она в свободной форме. Поэтому, особых правил к её написанию нет. Однако необходимо разобрать основные положения. К ним можно отнести следующие:

  1. Как обычно, в правом верхнем углу пишется от кого и кому адресована данная записка. Причём указываются ФИО, название предприятия и должность лиц;
  2. После этого, необходимо написать посередине название самого документа;
  3. Далее, необходимо будет написать самую основную часть – непосредственно текст. Стоит понимать, что это является самой главной частью документа. Чем больше будет фактов и доводов, которые могут быть чем-либо подкреплены, тем лучше будет для самого составителя;
  4. В конце, можно указать приложения, в которые входят документы, подтверждающие невиновность;
  5. После этого, слева пишется должность составителя и расшифровка и подпись;
  6. Ниже дата составления записки.

На основании изложенной информации, человек сможет иметь общее представление о том, как написать и в каких случаях необходимо писать объяснительную записку.

В этой статье вы узнали, как правильно написать объяснительную записку. Если у вас возникли вопросы и проблемы, требующие участие юристов, то вы можете обратиться за помощью к специалистам информационно-правового портала «Шерлок».

Источник: http://www.cherlock.ru/articles/kak-pravilno-napisat-obyasnitelnyu-zapisky

Пишем объяснительную записку об ошибке в работе — инструкция и примеры

Ошибки работников в выполнении должностных обязанностей могут иметь серьезные последствия, нанести материальный ущерб работодателю, вред здоровью сотрудников. Работодатель может применить к работнику дисциплинарное взыскание за допущенные ошибки вплоть до расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

Скачать образец приказа о наложении взыскания в виде увольнения можно здесь.

Задача работодателя предпринять все возможные усилия для того, чтобы объективно оценить ошибку работника. Необходимо получить докладную записку от начальника подразделения и объяснительную записку от работника.

Виновный сотрудник должен написать объяснительную записку об ошибке в работе и причинах этого. К оформлению документа не предъявляется строгих требований, однако, нужно понимать, что это официальный документ, предназначенный для руководителя организации, а потому следует изложить случившееся без излишних эмоций, стиль должен быть официальный и деловой.

Не следует в своей ошибке обвинять других, лучше продумать причину, по которой она могла быть допущена. Три образца написания объяснительной записки об ошибке в работе представлены для бесплатного скачивания ниже.

Многие работники не придают должного внимания данному документу, однако, он имеет важное значение для принятия верного решения о возможности наказания.

Несущественные ошибки в работе могут быть повлечь объявления выговора или замечания. Если же ошибки носят систематический характер или их последствия нанесли тяжкий вред здоровью, нанесли значительный ущерб имуществу организации, повлекли значительные потери клиентов, то работник может быть уволен по статье 81 ТК РФ.

Другие образцы объяснительных записок:

  • об опоздании на работу — образец;
  • о прогуле — образец.

Как написать объяснительную об ошибке в работе?

Ошибка в заполнении документов

Обычно записка пишется вручную на листе бумаги виновным работником.

В правом углу следует написать фамилию и инициалы лица, котором адресуется объяснения сотрудника. Ниже следует указать фамилию и инициалы автора, а также его должность и место работы.

Любой документ должен иметь название и заголовок, данный случай не является исключением – вверху пишется «объяснительная записка», а чуть ниже «об ошибке в работе» или иной заголовок.

Читайте также  Как правильно написать характеристику с места работы

Текст – это основная часть бланка, в нем нужно написать дату, когда допущена ошибка, а также ее суть – что именно произошло, какая ошибка допущена работником – какие правила и требования нарушены, что именно было сделано или не сделано.

После того как последовательно и кратко изложена ситуация, следует написать последствия – для других сотрудников, для работодателя, его клиентов, самого работника.

Информацию нужно излагать максимально правдиво, лучше, если работодатель узнает правду от самого работника, чем от его начальника.

Возможные причины ошибки

Важный момент в оформлении объяснительной записки – это указание причины ошибки. Следует подобрать такую причину, которая позволит минимизировать возможное наказание и вместе с тем будет максимально приближено к истине. Если причина действительно уважительная, то следует постараться подтвердить ее документально.

Как правило, действительной причиной оказывается нарушение инструкций, требования и правил, установленных в организации, а также невнимательность и поспешность в исполнении какого-либо действия. Объяснить ошибку в работе можно своим болезненным состоянием, усталостью, загруженностью, исполнением обязанностей других отсутствующих сотрудников.

Если вина признается

Образец объяснительной об ошибке в работе бухгалтера, когда бухгалтер признает свою вину, но пытается сгладить ее степень приведен ниже.

Объяснение ошибки бухгалтера

Если вина не признается или ее нет

Иногда вины работника в случившемся нет. Если сотрудник уверен в своей правоте, то в объяснительной нужно четко изложить свою позицию, не признавая вины в ошибке. Образец такой записке смотрите здесь.

Работник не признает вины в ошибке

В конце объяснительной записки следует честно признать свою ошибку, осознать ее и пообещать больше не допускать.

Документ подписывается и передается начальству, руководству или в кадровую службу. Документ будет приложен к прочей документации, связанной с неисполнением работником его должностных обязанностей или прочих нарушений. Также предлагаем скачать образец объяснительной о невыполнении должностных обязанностей.

Ниже можно скачать еще один пример написания документа в формате word бесплатно.

Правильное оформление

Образец объяснительной записки об ошибке в работе – скачать word.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Источник: http://rabotnika.ru/obyasnitelnaya-zapiska-ob-oshibke-v-rabote/

Объяснительная записка об ошибке в работе

» Записки, справки » Объяснительная записка об ошибке в работе

Никто не застрахован от ошибок в работе. Руководитель, столкнувшись с неправильным или неграмотным выполнением служебных обязанностей сотрудником, естественно захочет получить объяснения от работника. Как правило, требуется объяснение в письменном виде. Работнику следует написать объяснительную записку, в которой следует пояснить причины возникновения ошибки в работе.

На первый взгляд, объяснительная записка кажется чем-то несущественным, но это не так. Это документ, который поможет руководству разобраться в случившемся и принять верное решение о необходимости дисциплинарного взыскания.

В зависимости от допущенной ошибки и степени тяжести ее последствий зависит вид возможного взыскания, наложение которого оформляют приказом, образец которого можно скачать по ссылке.

Для того, чтобы постараться избежать возможного наказания, работнику следует подумать над содержимым объяснительной записке, составить ее грамотно, кратко и емко описать ситуацию и постараться найти объективные причины допущенной ошибки в работе.

Ниже рассмотрим, как правильно оформить такой документ. В качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной записки об ошибке в работе, бланк для бесплатного скачивания находится внизу статьи.

Работник должен знать, что для того, чтобы применить дисциплинарного взыскание, работодателю требуется в обязательном порядке получить от работника письменное объяснение.

Поэтому работнику при возникновении ошибки в исполнении трудовых обязанностей следует успокоиться, без его объяснения работодатель не вправе наказывать сотрудника. Следует вооружиться чистым листом бумаги и ручкой и обдумать содержание документа.

Можно оформить документ в электронном виде, после чего распечатать. Данный момент, как правило, не принципиален.

Также предлагаем скачать образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей.

Другие образцы объяснительной:

  • о прогуле — образец;
  • об опоздании — скачать.

Как правильно написать объяснительную записку об ошибке в работе?

Текст составляется в свободной форме, но сам документ должен иметь ряд обязательных реквизитов:

  • адресат — ФИО и должность руководителя, название организации, документ обязательно должен иметь указание на то, для кого он предназначен;
  • название документа и его заголовок;
  • дата написания;
  • подпись работника;
  • текст с описанием события и объяснением случившегося.

Основное внимание следует уделить тексту. Необходимо кратко и емко описать ситуацию — какая именно ошибка в работе допущено, какие последствия эта ошибка вызвала для деятельности организации.

Текст должен быть лаконичным и кратким. Не следует превращать объяснительную записку в сочинение, это все-таки важный документ, предназначенный для руководителя организации. Излишняя информация, эмоции могут вызвать у руководства лишние вопросы, поэтому стоит писать емко и по делу.

После того, как дано описание ошибки, допущенной работником, следует написать причины этого. Нужно постараться указать объективную и уважительную причину.

Но если это не возможно, не стоит сваливать вину на другого, обвинять других сотрудников, руководство это не одобрит.

Лучше постараться сослаться на сложившиеся обстоятельства — большая загруженность на работе, большой и непрерывный поток клиентов, механическая ошибка из-за напряженного дня, плохое самочувствие или иная причина.

Если сотрудник признает свою вину в допущенной ошибке, обязательно нужно выразить свое раскаяние, уверить руководство, что подобной ошибки впредь допущено не будет, убедить всех, что будут приняты все необходимые меры по недопущению подобного.

Далее полученный текст следует подписать и передать по месту назначения.

Пример объяснительной записки об ошибке в работе:

Директору ООО «Альфа»

Туполеву А.А.

от бухгалтера

Кухаркиной А.П.

Объяснительная записка

об ошибке в заполнении документов

26 августа 2015 года мною были неверно указаны цены на продукцию в товарной накладной №432 и счете-фактуре №564, они были завышены на 10%. Покупатель, увидев завышенные цены, отказался принимать товар, в связи с чем он вернулся на склад ООО «Альфа».

Возникшая ошибка вызвана повышенной загруженностью в день подготовки документа. 26 августа отсутствовала по причине болезни напарница, в связи с чем, пришлось выполнять работу за двоих. Документы были подготовлены в конце рабочего дня, когда сильная усталость вызвала невнимательность при выполнении работы.

Ошибку свою признаю. Постараюсь в будущем относиться более внимательно к работе и заполнению документов.

26.08.2015              Кухаркина А.П.

Еще образцы написания объяснительной записки об ошибке:

Если вина работником признается: Если вина работником не признается: Еще пример:

Также в качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной по ссылке ниже.

Объяснительная записка образец об ошибке в работе — скачать word.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Источник: http://rabotniks.ru/obyasnitelnaya-zapiska-ob-oshibke-v-rabote/

Как написать объяснительную записку начальнику об ошибке в работе по факту выявленных нарушений (образец)

Как правило, при совершении работником дисциплинарного проступка или нарушении трудовых обязанностей начинается служебное расследование по выявленному факту. В первую очередь запрашивают объяснения у работника.

Документ, в котором он объясняет причину и суть произошедшего, называется объяснительной запиской. Как правильно оформляется и пишется объяснительная по факту выявленных нарушений разберёмся в данной статье.

Что это за документ

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник в письменной виде объясняет причины совершенного им дисциплинарного проступка. Она является неотъемлемой частью любого служебного расследования, в котором требуются объяснения работника, поскольку отсутствие объяснений от работника, в отношении которого проводится расследование, считается грубым нарушением трудового законодательства.

Объяснительная записка пишется в свободной форме, поскольку законодательно для нее не предусмотрена унифицированная форма.

На основании этого документа комиссия по служебному расследованию делает заключение о степени виновности работника и выносит решение о наказании.

В материалах служебного расследования может быть любое количество служебных записок, как от одного сотрудника, так и от нескольких, в зависимости от обстоятельств дела.

Служебная записка не всегда является составляющей материалов служебного расследования, она может оформляться и как отдельный документ.

Происходит это в следующих случаях:

  • работник совершил мелкое нарушение, по поводу которого не проводится служебное расследование;
  • при совершении работником проступка работодатель сначала берет у него письменные объяснения, а затем принимает решение о целесообразности проведения служебного расследования.

Какую силу имеет и на что может повлиять

В большинстве случаев служебного расследования объяснительная записка является основным документом, раскрывающим подробности и причины произошедшего нарушения.

От ее содержания зависит решение комиссии о наказании работника, при условии, что она содержит в себе достоверные сведения. Но в отдельных случаях, когда имеются другие доказательства виновности (невиновности) работника, она будет всего лишь формальностью, необходимой для соблюдения процедуры проведения служебного расследования.

Чем регламентируется

В законодательстве нет такого понятия как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ (ССЫЛКА), перед тем как наказать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение по факту выявленного нарушения.

Традиционно в делопроизводстве этот документ стал называться объяснительной запиской.

Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.

То есть объяснительная записка не будет являться обязательным документом, если в материалах расследования уже присутствуют письменные объяснения работника, названные иначе.

Кто, кому и в какой срок её пишет

Писать объяснительную записку должны следующие категории работников:

  • те, кто совершил нарушение трудовой дисциплины или должностной инструкции;
  • те, кто присутствовал при совершении другим человеком нарушения;
  • те, кто являются непосредственными руководителями работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
  • любой работник, у которого работодатель запросил объяснения.
Читайте также  Прием на работу без прописки в паспорте

Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.

Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является председателем комиссии, проводящей служебное расследование.

Но это не обязательное условие. Бывает и так, что документ оформляется на имя непосредственного руководителя, особенно в случае, когда объяснительная пишется без проведения расследования.

Согласно статье 193 ТК РФ для составления объяснительной у работника есть 2 рабочих дня. Указанный период начинает течь на следующий день после того, как работник получил требования о даче объяснений.

Он продляется на срок, когда человек отсутствует на рабочем месте по уважительной причине (отпуск, болезнь), которая должна быть подтверждена документально (приказ, листок нетрудоспособности).

На основании чего она пишется

Служебная записка пишется в двух случаях:

  • письменный запрос работодателя;
  • устное распоряжение руководителя.

Первый вариант предпочтительнее, особенно в случае проведения служебного расследования, поскольку даже если от работника не будут получены объяснения в двухдневный срок, составить акт нельзя – нет доказательств того, что у работника запрашивали объяснения.

Поэтому лучше составить запрос в письменном виде: в двух экземплярах, один вручить сотруднику, а на другом дать ему расписаться в получении и проставить дату.

Источник: http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-napisat-obyasnitelnuyu-zapisku.html

Как написать объяснительную записку об ошибке в работе

Это случилось. Работа. Ошибка. «Пишите объяснительную!» – поджатые губы, тренированный начальственный взгляд в упор. Такое требование чревато плохими и при этом законными последствиями. Их можно минимизировать, если знать, чем угрожает документ, как и о чем писать, что предпринимать. Хорошо иметь перед глазами образец объяснительной записки об ошибке в работе. Об этих вещах и расскажет статья.

Кому она нужна и чем опасна

Объяснительную записку составляет сотрудник при предъявлении ему претензий о невыполнение или ненадлежащем выполнении обязанностей. В ней излагаются причины сложившейся ситуации. На ее основе руководство определяет: виновен работник или нет, и в какой мере. В итоге разбирательства решают вопрос о наказании. Возможны три варианта:

  • прекращение претензий;
  • прощение сотрудника либо устное предупреждение;
  • дисциплинарное взыскание.

Рассмотрим последний случай.

Трудовой кодекс РФ (статья 192) разрешает дисциплинарные взыскания в виде:

  • замечания,
  • выговора,
  • увольнения.

Другие наказания (в т.ч. «штрафы») работодатель использовать не вправе. При этом он может прописать во внутренних документах фирмы влияние этих санкций на премиальные.

В трудовую книжку информацию о замечаниях и выговорах не вносят.

Работодатель вправе уволить сотрудника (п. 5 ст. 81 ТК РФ) в случае неисполнения им трудовых обязанностей без уважительных причин, при уже имеющемся неснятом дисциплинарном взыскании по такому же поводу. Срок действия последнего – 1 год.

Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и 6 месяцев со дня его совершения. По фактам, которые обнаружены в ходе ревизии, аудиторской или финансовой проверки, этот срок удлиняется до 2 лет.

Объяснительная записка – составная часть процедуры, которая может иметь далеко идущие и неприятные последствия для сотрудника. Их можно уменьшить, если подготовить документ правильно.

Писать или не писать

Можно ли отказать начальству и не писать объяснительную? Да, можно. Работник имеет такое право. Действия администрации по принуждению к этому считаются незаконными.

С другой стороны, отсутствие письменного объяснения не поможет сотруднику избежать дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ). Работодатель оформит акт об отказе. Подпись ответчика в нем не обязательна. Процедура наложения взыскания пойдет дальше.

Предоставленная же объяснительная записка документально зафиксирует имеющиеся у работника уважительные причины происшествия. Она не позволит администрации толковать его действия по собственному усмотрению. Сотрудник лучше разберется в уязвимых местах своей позиции.

Процесс пошел

Запросить объяснительную работодатель может письменно либо устно. При этом он обязан описать факт нарушения и потребовать объяснения. Письменный запрос вручают на бумаге с проставлением отметки о получении. Он может иметь форму требования, приказа, распоряжения.

Устный запрос вызывает дискуссии среди юристов. Одна позиция: сотруднику в таком случае не следует предоставлять письменное объяснение. Необходимо вежливо настаивать на бумажном варианте требования либо давать устные комментарии о происшествии. Причина – незафиксированные претензии работодателя. Последнему также сложно будет доказать в суде факт запроса – потребуются свидетели.

Другая позиция: давать объяснительную и в случае устного запроса. Аргумент – при необходимости работодатель без труда письменно оформит требование и представит в суд.

Мягкостью не стоит злоупотреблять. Если начальник не может ясно сказать, по какому нарушению требует объяснение, то необходимо настаивать на письменном запросе. Лучше делать это с помощью письменного же заявления работодателю. В нем следует подробно отобразить ситуацию (даты, участники, неопределенные требования).

Запрашивать объяснительную записку может руководитель организации или лицо, уполномоченное им. Если такая инициатива исходит от непосредственного начальника, не рекомендуется требовать от него подтверждения этих прав.

С одной стороны, если дело дойдет до суда, он заинтересуется законностью вынесенного взыскания, а не личностью запросившего объяснения. Работодатель же при необходимости подтвердит полномочия.

С другой стороны, такое требование еще больше обострит отношения сотрудника с администраций.

Не стоит поддаваться давлению начальства и писать объяснительную записку «прямо сейчас». Необходимо снять первое нервное возбуждение и в спокойной обстановке проанализировать ситуацию. Еще раз прочитать должностную инструкцию. Проконсультироваться у юриста. Затем приступить к написанию.

и образец

Объяснительную записку следует писать из расчета, что в итоге она попадет на стол судье. Цель автора – четко охарактеризовать себя как законопослушного гражданина, готового выполнять работу, предусмотренную трудовым договором.

Руководитель не вправе влиять на документ: диктовать текст, требовать переписать, указывать «это – не причина». объяснительной определяет сотрудник.

Текст записки – лаконичный. Необязательная информация может вызвать у начальства ненужные вопросы. Неуместны шутки и просторечные выражения. Тон повествования – уважительный. Если разбирательство дойдет до суда, реноме хама не поможет выиграть дело. Изложение ведется в хронологическом порядке от первого лица.

В записке рекомендуется:

  • подтвердить или опровергнуть факт нарушения;
  • описать обстоятельства события (дата, время, место), его причины;
  • охарактеризовать вину: умышленная, по неосторожности, ее отсутствие;
  • привести свидетелей;
  • выразить мнение о привлечении к ответственности;
  • описать отношение к дальнейшей работе.

Главное содержание объяснительной записки – информация о причинах действий сотрудника, имевших негативные последствия для работодателя. Основная рекомендация: вспомнить, найти все оправдывающие обстоятельства и не стесняться их приводить.

Причины ошибки

Рассмотрим частые варианты.

  1. Высокая нагрузка – следствие пика работ, неполного персонала. Объяснение хорошо тем, что переносит ответственность на работодателя. Подходит для некрупного подразделения. Не работает в большом коллективе, работающем в одних условиях (хотя бы формально). Начальство ревностно охраняет свою непогрешимость в распределении нагрузки. Если нежелательна репутация ленивого склочника – лучше найти другие причины.
  2. Мало опыта – работает в случае молодого специалиста.
  3. Плохое самочувствие – может служить оправданием. Сотруднику стоит подчеркнуть, что он работал в таком состоянии из-за заботы о предприятии, продолжении его ритмичной деятельности.
  4. Личные, семейные обстоятельства – может помочь, если причина серьезная. Злоупотреблять этим средством не стоит.
  5. Неясно написанный, противоречивый пункт должностной инструкции, позволивший неверную трактовку. Аргумент подходит для использования, но предварительно лучше запастись заверенной копией этого документа.

Другие участники

Если в инциденте участвовали другие лица, следует беспристрастно проинформировать, что предпринимал каждый из них. Не стоит прямо называть виновного. Это право руководства. Но оно должно получить достаточную информацию для такого вывода. Не следует лгать. В подобной истории объяснения пишут все участники, и правда выяснится.

Развязка

Сотруднику обязательно следует описать свой добросовестный трудовой путь у работодателя, упомянуть об отсутствии дисциплинарных взысканий в прошлом, перечислить полученные поощрения (премии, грамоты, подарки). Если дело попадет в суд, эту информацию учтут при принятии решения.

Если работник признает вину в допущенной ошибке, надлежит выразить раскаяние. Также необходимо уверить руководство, что подобных случаев в будущем не повторится.

Как составить

Установленных законом стандартов оформления письменного объяснения нет. Достаточно соблюдать минимум общих правил подготовки документов.

Записка готовится на листе формата А4. Она может быть написана от руки или набрана на компьютере.

Вверху листа, в правой части, в столбик указывается, кому и кем направлен документ. Получатель – лицо, затребовавшее объяснение. Приводятся его должность, фамилия, инициалы. Работник пишет свое подразделение, должность, полные Ф. И. О.

На несколько строк ниже, по центру, указывается наименование документа – объяснительная записка. Далее следует текст объяснения.

Затем проставляются начертанные рукой должность, личная подпись, инициалы и фамилия работника. Указывается дата составления записки. Сотрудник вправе приложить документы, подтверждающие его информацию.

Объяснительную следует зарегистрировать в канцелярии, получив копию или 2-й экземпляр записки с соответствующей отметкой. Это защитит от возможных неправомерных действий администрации.

Пример

Директору ООО «Прод-сервис»

Н.Н. Николаеву

от бухгалтера

Ивановой Ирины Ивановны

Объяснительная записка

12 февраля 2016 г. я указала неправильные цены в товарной накладной № 331 и счете-фактуре № 434, завысив их на 5%. Покупатель в связи с этим отказался принимать товар, и его вернули на склад. Ошибка была вызвана повышенной рабочей нагрузкой в этот день.

Причина – отсутствие бухгалтера Раковой Е.Е., которая находилась в отгуле. Я выполняла обязанности двух человек. Ошибку признаю. Прошу Вас учесть, что ранее претензии к моей работе у ООО «Прод-сервис» отсутствовали.

В будущем обязуюсь быть более внимательной при заполнении документов.

Бухгалтер                                                                                                              И.И. Иванова

16.02.2016

Источник: http://MirBlankov.ru/kak-napisat-obyasnitelnuyu-zapisku-ob-oshibke-v-rabote/

В каких случаях и как писать объяснительную записку?

В случае совершения служащим противоправных действий или любых нарушений трудового договора работодатель вправе затребовать письменное разъяснение ситуации. В этом случае составляется объяснительная записка. Однако, не все знают, как именно ее грамотно составить, что следует указывать и в какие сроки она должна быть написана.

Читайте также  Характер работы какие бывают

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Что из себя представляет объяснительная записка?

Объяснительная записка является внутренним документом компании. Она служит для изложения определенных событий, характер которых носит неопределенный характер. Этот документ помогает осветить причинно-следственную связь в каком-либо деле, произошедшем на предприятии.

Как правило, последствия случившегося носят негативный характер. Чтобы определить степень вины всех участников события, работодатель (или любой начальник в компании) может затребовать написание объяснительной записки.

Составитель данного документа просто излагает суть произошедшего, не делая никаких выводов. Задача автора объяснительной осветить ситуацию со своей точки зрения, донести до руководства возможные причины, приведшие к негативным последствиям.

Не стоит путать объяснительную записку с пояснительной. Последняя пишется в качестве приложения к какому-либо проекту, когда нужно дать более детальную характеристику одному из документов. Объяснительная же записка часто носит форму оправдательного характера. Ее написание руководство может затребовать в случае какой-либо провинности работника.

В каких случаях пишется?

Согласно ст. 193 Трудового Кодекса РФ работодатель имеет право возложить на работника дисциплинарное взыскание за какой-либо проступок. В качестве наказания сотрудник может получить замечание, выговор или же быть уволен.

Чтобы мера наказания носила справедливый характер, работодатель обязан разобраться в произошедшем и понять причины, приведшие к нежелательным последствиям. Именно для этого и составляется письменное разъяснение работником, виновном в сложившихся обстоятельствах.

Зачем нужна объяснительная записка читайте у нас в
статье.

Обстоятельствами, приведшими к нарушению трудовой дисциплины, могут являться следующие ситуации:

  • опоздание на работу,
  • прогул,
  • невыполнение плана продаж,
  • нарушение правил безопасности на рабочем месте,
  • невыполнение своих обязанностей, поручения руководителя, что повлекло за собой негативные последствия,
  • нахождение на рабочем месте под влиянием алкоголя или наркотиков,
  • сокрытие какой-либо информации,
  • халатное поведение на производстве, повлекшее за собой травмы других сотрудников или какие-либо нарушения в работе,
  • указание неверных данных в деловых документах,
  • потеря или повреждение корпоративного имущества,
  • растрата вверенных средств предприятия.

Причины, повлекшие за собой не желательные последствия, могут быть как уважительные, так и нет. Работодатель самостоятельно решает, насколько сильно виновен сотрудник в случившемся и какую меру наказания к нему применить.

Сроки написания

Объяснительная записка составляется по письменному требованию руководства. После обнаружения проступка работника руководитель в этот же день должен предъявить своему сотруднику требование о предоставлении разъяснений случившего в письменном виде.

При этом в требовании желательно запросить виновника инцидента поставить подпись либо напротив даты получения уведомления, либо напротив пункта об отказе писать объяснительную записку. Таким образом будет документально установлена точная дата получения работником требования.

На написание объяснительной законодательством отводится два рабочих дня. Срок этот отсчитывается не со дня совершения проступка, а со дня получения работником требования. При этом важно понимать, что считаются именно рабочие дни, а не календарные.

Например, сотрудник получил уведомление в пятницу, соответственно свою записку с изложением произошедших событий он должен сдать руководству во вторник. Если бы он получил требование в понедельник, то сроком сдачи объяснительной будет являться среда.

На чье имя адресовать?

В связи с тем, что объяснительная записка является внутренним трудовым документом, то в каждой компании оговариваются правила предоставления деловых бумаг правилами внутреннего трудового распорядка.

Как правило, подобная документация составляется на имя того человека, кому подчиняется сотрудник, т.е. либо на имя непосредственного начальника, либо на имя генерального директора компании.

Если в локальных нормативных актах не указаны иные подчинительные связи, то записка составляется на имя непосредственного руководителя сотрудника.

Однако, генеральный директор компании может издать отдельный акт, в котором назначит специального председателя комиссии по расследованию случившегося инцидента. В этом случае, вся документация пишется на имя председателя.

Порядок оформления и содержание текста

Единая форма написания данного документа не утверждена законом, поэтому в компаниях используются внутренние бланки. Если говорить о том, стоит ли оформить от руки или на компьютере, то оба варианта будут верными. Однако, некоторые работодатели требуют именно рукописное свидетельство произошедшего от своих сотрудников.

Это связано с тем, что в случае попадания дела в суд, невозможно будет оспорить авторство записки. Если же она будет составлена на компьютере, то по одной подписи графологической экспертизе будет либо сложно, либо и вовсе невозможно определить подлинность документа. В этом случае работник может оспорить текст, заявив, что подписал его по принуждению.

Во избежание подобных трудовых споров в напечатанном тексте от руки желательно указывать:

  • полные имя, фамилию и отчество,
  • личную подпись,
  • название должности сотрудника.

Как вся деловая переписка, записка имеет некоторые обязательные стандарты оформления. Структура документа может выглядеть следующим образом:

  1. Шапка.
  2. Текст располагается в правом верхнем углу документа. Сначала указывается наименование адресата, т.е. должность, а в следующие строке – фамилия, имя и отчество человека полностью. В третьей строке пишется наименование составителя (должность), а в четвертой – его фамилия, имя и отчество полностью. При этом предлог «от» по правилам делового письма можно упустить.

  3. Название.
  4. В данном случае ставится «Объяснительная записка». Если текст был набран на компьютере, то название пишется полностью заглавными буквами без точки в конце. Если текст написан от руки, то заголовок начинается с заглавной буквы и продолжается строчными. Точка в конце не ставится. Располагается название в центре листа сразу же под шапкой.

  5. Основной текст.
  6. Здесь виновник событий описывает все произошедшее от первого лица. Нет никаких ограничений или правил, как именно должен быть составлен текст. Однако, следует помнить, что это деловой документ, поэтому важно придерживаться корректности в формулировках, избегать любой разговорной лексики, обвинений и бездоказательных утверждений.

    События важно изложить максимально точно. Если вина служащего очевидна, то ни в коем случае не следует ее отрицать и каким-либо образом себя выгораживать.

    При составлении объяснительной работник может приложить любые другие документы, свидетельствующие о его невиновности. Например, при опоздании на работу можно предоставить распечатанную схему опоздания движения поездов или новости с городского портала о перебоях движения общественного транспорта.

    Если в потере имущества виновен не сотрудник, а имело место быть кража, то любые показания свидетелей или заявление в полицию также должны быть предъявлены.

    Даже самую обычную ссору между коллегами можно представить в выгодном для виновника свете, если удастся собрать какие-либо доказательства правомерности его поступков (письменные или устные).

  7. Дата и подпись.
  8. Дата ставится в левом нижнем углу документа, а напротив справа ставится подпись. Под личным автографом располагается расшифровка.

Важно проследить, чтобы записка была принята под роспись с указанием даты и должности сотрудника, кто ее получил.

Если работник будет не согласен с решением руководства, он может оспорить его действия в следующих инстанция:

  • трудовая инспекция,
  • прокуратура,
  • суд.

Либо внутри предприятия созвать комиссию по трудовым спорам и рассмотреть дело. В сложных ситуациях работнику необходимо предоставить все документы, а самое главное, аргументированно представить в письменном виде данные в свое оправдание.

Примеры

В реальной жизни редко случаются экстраординарные ситуации. Наиболее частой причиной написания оправданий в свой адрес на работе являются семейные обстоятельства.

Образец объяснительной записки по семейным обстоятельствам скачивайте здесь.

Очень часто написание объяснительной записки вызывает затруднение. Никому не хочется получить дисциплинарное взыскание и открыто признавать свою вину или же доказывать свою непричастность.

Какие бы ни были причины, важно правдиво описать свою точку зрения. В связи с тем, что шапка и заголовок носят неизменный характер, приводим различные примеры изложения событий самого текста объяснительной:

Если служащий отказывается назвать причину своего проступка, он может обратиться к руководству с просьбой отнестись к его ситуации с пониманием в виду его предыдущих заслуг:

«9 марта 2015 года я опоздала на работу на 1 час по личным причинам, которые не могу озвучить. Я прошу вас учесть, что за 5 лет службы я никогда не опаздывала более, чем на 10-15 минут, свою работу всегда выполняю исправно и уже второй год являюсь лучшим продавцом по результатам года».

Сотрудник может иметь собственное мнение касательно произошедших событий. Важно его донести до руководства:

«Начальник группы Яковенко В.М. дал мне задание составить план продаж на январь 2016 года. В связи с тем, что составление планов не входит в мои непосредственные обязанности в соответствии с Должностной инструкцией, утвержденной генеральным директором от 10.

05.2004 года, я от данного задания отказался.
Вместо этого я выполнял свои непосредственные обязанности, а именно уехал на встречу с ключевым клиентом ИП Антонюк, в ходе которой заключил с ним договор о пролонгации наших услуг на следующий календарный год».

Может так случится, что сотруднику помешали выполнить свои трудовые обязанности третьи лица. Пример разъяснения о невыполнении плана может выглядеть так:

«Я, Макаров Андрей Николаевич, хочу донести до сведения руководства, что невыполнение плана связано в том числе с банкротством нашего ключевого клиента ООО «Оазис».Данная компания серьезно повлияла на распространение негативных слухов о нашей фирме в ведущих СМИ города, распространяя информацию, что мы не смогли оказать им вовремя юридические услуги.

В связи с этим от услуг нашей компании отказались несколько клиентов, которые находились в моей юрисдикции, а также новые клиенты не желают подписывать с нами договора. Прошу вас опровергнуть слухи о нашей не компетенции и халатном отношении к клиентам».

Источник: http://bizakon.ru/kadry/kak-pisat-obyasnitelnuyu-zapisku.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями: